¿Qué es la administración de proyectos?

La Administración de Proyectos es una disciplina que ordena y supervisa metódica y lógicamente una serie de pasos, secuencias y recursos que integrados en la manera correcta nos acorta y posibilita, la consecución de un objetivo previamente determinado.

Ya sea la compra de un mueble o de una casa, o la construcción de un edificio, asimismo nos permite distinguir y seleccionar de todas las posibilidades, la ruta más corta y conveniente para así enfocar, los esfuerzos y los recursos con que se cuenta para verificar la factibilidad o insolvencia de un proyecto, dadas las circunstancias en el presente y las expectativas al futuro que se esperan de ello.

Existen varias técnicas de Administración de Proyectos con especialidades, certificaciones, maestrías y doctorados impartidas por diversas instituciones o escuelas. Todo proyecto bien administrado necesita de los siguientes elementos:

Objetivo o Meta. Esto es en sí la razón del proyecto, que es lo que queremos obtener, cual es el fin de lo que queremos hacer. Comprar un auto, una casa, remodelar el departamento, conseguir un nuevo trabajo, mejorar las ventas; en pocas palabras, diferenciar que se quiere de lo que no se quiere. Mientras más claro y específico sea ese objetivo, más probable y sencillo podrá ser alcanzarlo. La ambigüedad en esta etapa se traduce en diversas situaciones que pueden distorsionar los avances de dicho proyecto.

Plan de acción. Es un listado de las tareas o actividades que necesitan irse realizando de manera secuencial o simultánea para ir avanzando en el logro de las distintas etapas del proyecto. Este plan deberá describir que hacer y cuando se debe de hacer, en donde, cómo, quién y con que necesitará hacerse para en función de esto al momento de ejecutarse, sea calificado objetivamente según las desviaciones presentadas respecto al plan original. En el plan de acción se deben indicar los recursos, los tiempos y las metodologías de como deberán de realizarse todas esas actividades.

Control del desempeño. Es el seguimiento que se le da respecto al tiempo tanto a las tareas y a los recursos empleados en la realidad contra lo planteado originalmente. En el transcurso de un proyecto siempre suceden eventos que pueden complicar o facilitar el desempeño, un proyecto bien administrado debe de considerar las posibles respuestas a esos imponderables y calcular sus repercusiones a futuro para que a partir de esto, ajustar, corregir, reforzar o incluso cambiar los objetivos secundarios en función de alcanzar el objetivo principal. Gracias al control del desempeño no necesitamos esperar a que algo suceda o termine para saber si íbamos bien o mal, o hasta donde podemos llegar o cuanto terminará costando o para cuando será posible terminar o alcanzar la meta esperada.

Cierre del Proyecto. Muchas veces se cree que un proyecto se termina cuando se alcanza el objetivo pero eso no es cierto. Un proyecto solo se termina cuando se cierran todos los balances que tuvieron que abrirse para realizarlo; presupuestos, contratos, especificaciones, entregables, permisos, fianzas, cuentas, trámites o cualquier otro documento o entregable que haya sido comprometido o negociado para realizarlo. El no cerrar oportuna y correctamente un proyecto creará pérdidas que se irán acumulando mientras más tiempo este pasando además de las nuevas dificultades que consecuentemente serán generadas.

La Administración de proyectos es una herramienta que nos permite reducir costos, tiempo y obtener mejores beneficios de los recursos con que se cuenta; por eso en Building Total Services, administrar proyectos es cosa seria y fundamental. Nuestros procesos nos permiten enfocar correctamente los recursos; y la visión e importancia que se le da a las etapas preliminares y de diseño nos permiten conseguir los mejores resultados y trasladar esos beneficios a nuestros clientes, proporcionándoles así tratos convenientes para ellos y para nosotros como empresa.

Si bien es fácil confundir el control del desempeño con la Administración de Proyecto no se debe de caer en ese error. Administrar no es solo ejecutar y supervisar, es proveer, facilitar y concretar, hacer que las cosas sucedan y no que solo pasen.

http://mundoejecutivo.mx

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